David setzt hier auf das Vorbild.

Das Beispiel. Ein CEO nutzt GTD. Er trackt alle Verpflichtungen ihm gegenüber, alle Dinge über die er mit seinen Leuten reden will. Jeder weiß, dass er alles trackt, fragen ihn, “wie machst du das” und er verweist auf GTD.

Letztendlich sei es egal, wie die Leute es machen, Hauptsache, alle Verpflichtungen werden erfüllt.

Wenn Hans Peter einen Zettel geben kann und sich sicher sein kann, dass Peter diesen innerhalb von 24 Stunden verarbeitet, dann können sie ganz andere Dinge angehen, weil sie Vertrauen in das System haben.
Eine Verbesserung durch GTD “färbt” auf Umgebung ab

Probleme werden in höheren Positionen eher größer, weil dort nicht mehr so klar ist, was zu tun ist.

Schließlich zeigt David zwei unterschiedliche Sichtweisen:

• Leute, die auf 0 Fuß organisiert sind, aber keine Ahnung von der 30.000 Fuß Ebene haben,

• Leute, die auf 30.000 Fuß organisiert sind, aber unorganisiert sind auf 0 Fuß.

Merlin stellt fest, dass er drei verschiedene Nutzungsarten für die Irgendwann / Vielleicht -Liste bei den Leuten beobachtet hat:

1. als Ramschhaufen oder Dachboden,
2. als “Parkplatz” für Träume und zukünftiges, für die der Betreffende keine Verpflichtungen eingegangen ist,
3. als Mittel zur adhoc Projektplanung.

und fragt – welches ist denn “richtig”.

David sagt – jedes, solange es konsequent angewendet wird. Bei GTD sind klare Abgrenzungen nötig.

Unterstützendes Projektmaterial sollte nicht im weg sein beim Durchführen einer Aktion (ich will nur das sehen, was ich brauche).

David sagt, alles bearbeiten und durchsuchen kann ein großes Problem sein. Persönliches Beispiel: David hat ca. 100 mind maps auf seinem Computer, die er alle 2-3 wochen durchsehen muss. Sie seien ein “Rattennest”. Dabei ist die Projektliste führend, sie dient auch als Erinnerung.

Schließlich: GTD sei holistisch und 100% GTD seien soviel mehr als 95%.

David stellt fest: wer sich gut fühlt mit seinem System, braucht nichts zu ändern, wer nicht, der muss was ändern.

David meint, man muss GTD in seiner Gesamtheit machen, oder es ganz sein lassen.

Man solle nicht bei den alltäglichen Dingen halt machen, die Sachen auf 30.000 Fuß gehören genauso zu GTD.
Schließlich Davids Mantra: Es geht darum “Was hat Deine Aufmerksamkeit?” Dazu muss man seine “Gehirnkämmerlein ausfegen” und ein die Dinge “verarbeiten”.

Alles in allem eine der weniger ergiebigen Folgen.

David definiert zunächst: Bei Aufschieberits wissen die Leute, was getan werden muss, sie tun es aber nicht. Später fügt er hinzu: und sie fühlen sich schlecht dabei.
David stellt fest, das oft entweder das Ergebnis der aufgeschobenen Aufgabe nicht mehr bedeutsam genug ist, oder das wir uns nicht wohl genug fühlen, die Aufgabe erfolgreich anzugehen.

Oft genug sei die nächste Aktion nicht bekannt, und da muss man sie bestimmen. Häufig ist dann ein kleines “Forschungsprojekt” nötig, um erstmal Optionen aufzuzeigen (z.B. “Lebensversicherung abschliessen” – “ermittle die verbreitetsten Formen von Lebensversicherungen” etc.) und “das Eis zu brechen”.

Merlin bringt dazu das Buch “The Now habit” ins Spiel – dort werden “Nächste Aktionen” als Sicherheitsnetz beschrieben zusammen mit der “Erlaubnis” Fehler zu machen, nicht perfekt zu sein.

Als undichte Stellen im GTD-System eines Aufschieberitis-Geplagten kann David erkennen:

• den “Sammeln”-Teil: sich zuviele Gedanken machen (müssen), was alles noch im System fehlt oder
• den “Verarbeiten”-Teil: sich zuviele Gedanken machen (müssen), was alles noch nicht eingearbeitet ist.

Als kleinen Tipp verrät David, das man beim Aufschieben auch sehr konstruktive Dinge machen kann und dies dann wenigstens einen positiven Effekt hat. Dies sind die sog. Vermeidungsaktionen (z.B. Wohnung aufräumen).
Als Fazit zitiert David aus “The War of Art“: “Du wirst das am ehesten vermeiden, was dir am meisten am Herzen liegt.” Da gibt es keinen Trick, meint er, man muss einfach loslegen.

Versuchen Sie einmal in diesem Moment, gestern zu lachen und morgen zu weinen.

Das geht natürlich nicht. Wir können uns an unser Gefühl von gestern erinnern und uns das von morgen vorstellen. Aber das ist nicht das selbe wie das eigentliche Gefühl. Wie der Autor richtig bemerkt, schwirren unsere Gedanken umher zwischen Gestern und Morgen, Vergangenheit und Zukunft, während die Gefühle immer nur im Augenblick real sind. Und so erreichen uns unsere Gefühle oft nicht, weil wir gerade “in Gedanken” sind. Durch Achtsamkeit – das “Konzentrieren” auf das Hier und Jetzt – können wir unsere Gefühle leichter erkennen.

Ob Zufall oder nicht, das Thema greifen gleichzeitig die deutschprachige Site zeitzuleben.de und die amerikanische GTD-Site 43folders.com auf – sich voll auf die momentane Tätigkeit zu konzentrieren, statt gedanklich abzuschweifen:

Wenn ich abwasche, soll ich mich völlig auf das Abwaschen konzentrieren, und nicht in Gedanken schon beim Tee danach sein. Anders ausgedrückt habe ich es auch schon gehört: Auf der Arbeit denken wir an den Feierabend, am Feierabend an das Wochenende und nachts an die Arbeit – kein Wunder, wenn es zu Schlafstörungen kommt.

Sehr interessante Ausführungen, auch in den Kommentaren. Auf der amerikanischen Seite finden sich auch viele Buchtipps. Mal sehen, ob es für einige davon auch deutsche Übersetzungen gibt.

• sich selbst motivieren
• ihre Impulse kontrollieren
• durchhalten
• das Beste aus ihren Fähigkeiten machen
• Gedanken in die Tat umsetzen
• auf Ergebnisse hinarbeiten
• ihre Aufgabe zu Ende bringen
• Initiative ergreifen
• Niederlagen einstecken
• ihre Projekte auch umsetzen, anstatt sie aufzuschieben
• Kritik annehmen
• unabhängig (von anderen) sein
• persönliche Schwierigkeiten überwinden (z.B. Schüchternheit)
• sich auf ihre Ziele konzentrieren
• das richtige Maß an Belastung zwischen Unterforderung und Überforderung herausfinden
• auf Belohnung warten
• sich auf das Gesamtziel ihres Schaffens konzentrieren, ohne sich dabei zu verzetteln
• an ihre Fähigkeit, Ziele zu erreichen, glauben
• analytisch, kreativ und praktisch denken

Und? Welche dieser Eigenschaften ist bei Ihnen gut ausgeprägt? An welchen könnten Sie arbeiten?

Dave Seah published a form called The Task Destruct-o-matic that visualizes the time you spent on an certain task – not as a low-level time tracking form but to visually give you feedback: you are productive, you actually did something – even if you haven’t finished the task yet.

For each task there is a sequence of bubbles, each representing an arbitrary time unit. You basically fill in a bubble whenever you make significant progress during that arbitrary time unit.

This is where the (10+2)*5 system comes into play. (10+2)*5 is the idea that in order to avoid too much procrastination you force yourself to work on a task for 10 minutes and are allowed to procrastinate for 2 minutes. When you did this 5 times in a row, an hour of productive work has passed. There is a Konfabulator widget that countdowns 10 minutes and then 2 minutes – it’s easy to implement that system.

Now if you use 10 minutes as the “arbitrary time unit” in Task Destruct-o-matic, then you can work with the (10+2)*5 system and easily visualize your productive working time.