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„Inbox to Zero“ meint „(Email-)Posteingang leeren“, es soll also keine Mail mehr im Posteingang liegen. Ich mache das 1x die Woche mit meinen beruflichen Mails.

Wozu ist das gut?

In Emails stecken Aufgaben; das kann eine kurze Frage eines Kollegen sein, die man beantworten soll, oder auch der Auftrag des Chefs zu einem umfangreichen Projekt. Das regelmäßige Leeren des Posteingangs sorgt nun für 2 Dinge:

  1. Ich gehe durch alle Mails und stelle so sicher, dass keine Aufgabe vergessen wird und
  2. ich brauche nicht zu befürchten, eine Aufgabe in dem Haufen Emails übersehen zu haben, d.h. ich entlaste meinen Gehirn / Geist und habe eine Sorge weniger.

Wie geht das?

Im Grunde entscheide ich für jede Mail:

  1. Ist das wichtig oder kann das weg? Wenn Letzteres, dann löschen.
  2. Kann/Sollte das jemand anderes machen? Dann die Aufgabe delegieren.
  3. Benötigt die Bearbeitung der Mail nur ca. 2 Minuten, erledige ich es gleich.
  4. Es bleiben Aufgaben für mich, die länger als 2 Minuten dauern. Die kommen auf die Aufgabenliste.
  5. Ist es nur Information, bei der keine Aktion meinerseits erforderlich ist? Archivieren.

Ich habe das etwas vage aufgeschrieben, weil die konkrete Umsetzung vom persönlichen System abhängt. „Aufgabenliste“ kann zum Beispiel eine Papierliste, eine ToDo-App oder die Aufgabenliste in MS Outlook sein.

Fazit

Dies ist die Grundidee von „Inbox to Zero“. Es gibt etliche Artikel, die weiter ins Detail gehen. Man muss „Inbox to Zero“ auch nicht unbedingt jedesmal „vor dem Verlassen des Email-Programms“ durchführen, bei mir reicht einmal die Woche.

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Für mein geschäftliches E-Mail-Konto verwende ich seit Jahren folgende Filter-Regel:

Mails, in denen ich im „Cc“ stehe, werden direkt in einen Ordner „nachrichtlich“ verschoben

Wenn ich nur im Cc angeschrieben bin, dient mir die Mail lediglich zur Information. Bin ich direkt angeschrieben, handelt es sich meist um Anfragen oder Handlungsaufforderungen. Diese sind wichtiger und verbleiben im Posteingang. Mit dieser Regel bleibt der Posteingang spürbar übersichtlicher.

In Microsoft Outlook (2012) kann man die Regel wie folgt einstellen:

  1. „Regel erstellen“
  2. „Erweiterte Optionen“
  3. „1. Schritt“, auswählen: „die meinen Namen im „An“ Feld nicht enthält“
  4. „2. Schritt“, auswählen: „diese in den Ordner … verschieben“ und geeigneten Ordner“
  5. „Fertigstellen“.

Der Tipp geht zurück auf einen sehenswerten Vortrag von Scott Hanselmann „Information overload and Managing the flow“ (wiederentdeckt durch das Toolblog).

Analog habe ich weitere Regeln für Mails von Softwaresystemen, die ebenfalls nur zur Information sind und daher automatisch aus dem Posteingang in einen Ordner verschoben werden.

Zusätzlicher Tipp: wessen Arbeitsablauf nicht gerade von eingehenden E-Mails bestimmt wird (z.B. Support-Mitarbeiter), sollte das Benachrichtigungsymbol für neue E-Mails abschalten. Denn meistens unterbricht man beim Erscheinen des Symbols aus Neugierde die Arbeit um nachzusehen, was es für eine E-Mail ist.