Wie genau lässt sich „Dringlichkeit“ für eine Aufgaben definieren, damit Sie sie in der Eisenhower Matrix einordnen können? Und wie genau stehen „dringend“ und „wichtig“ im Verhältnis zueinander? Nutzen Sie das Wissen um die Unterschiede, damit Eisenhower wirklich hilft.
Quelle: Zeitgewinn Hamburg | Was bedeutet „dringend“ in der Eisenhower Matrix?
Auf dem „Zeitgewinn Hamburg“-Blog hat Andrea Kaden einen interessanten Artikel über die „Dringlichkeit“ in der Eisenhower-Matrix („dringend vs. wichtig“) veröffentlicht. Sie meint:
Das ist für mich ein zentraler Punkt für das bessere Verständnis der Eisenhower-Matrix: Aufgaben sind nicht wichtig und dringend, sondern Wichtigkeit wird durch Dringlichkeit ausgedrückt. Aufgaben sind lediglich unterschiedlich dringend. Und das macht es auch erst möglich, wirklich einfach zu priorisieren.
und erklärt, jede Aufgabe sollte eine Deadline haben. Denn Aufgaben ohne Deadline werden in jedem Fall nach hinten geschoben, da sie niemand einfordert.
Was ist Dringlichkeit?
Dringlichkeit sei dann das Verhältnis der Restzeit bis zur Deadline und der Dauer, die ich für das Erledigen der Aufgabe brauche. Liegt die Deadline noch weit in der Zukunft im Verhältnis zur Dauer der Erledigung, ist die Aufgabe nicht dringend. Entspricht die Restzeit der Dauer zur Erledigung, muss man sofort anfangen, es ist also dringend. Ist die Restzeit kleiner als die Dauer, so ist man zu spät dran.
Aufwand, Dauer, Aufmerksamkeitsdichte
Die Dauer der Erledigung ist meist nicht gleich der Aufwand: eine Aufgabe von 8 Stunden Aufwand wird man nicht konzentriert in 8 Stunden erledigen, wahrscheinlich kommt was dazwischen (z. B. der Feierabend, ein langes unerwartetes Telefonat), real dauert es also z. B. 2 Tage. Frau Kaden nennt das durchschnittliche Verhältnis von Aufwand zu Dauer „Aufmerksamkeitsdichte“.
Nach obiger Formel kann man nun eine „Dringlichkeitsampel“ entwickeln, schlägt die Autorin vor:
Um die Dringlichkeit im Überblick zu behalten, schlage ich Ihnen eine Ampel vor:
- Rot sind Aufgaben ab einem Dringlichkeitswert >= 1,0.
- Gelb sind Aufgaben mit >= 0,5.
- Grün sind Aufgaben mit < 0,5.
Interessante Idee
Ich finde die Idee interessant. Wenn man jetzt noch Aufgaben mit größerem Aufwand (z.B. größer als 8 oder 4 Stunden) zerlegt und mit „künstlichen“ Meilensteinen, also Deadlines, versieht, genügt eigentlich die Sortierung nach Deadline als Priorisierung!
Studie: Deadlines lenken ab
Ich lese gerade über eine Studie, die aufzeigt, dass Menschen sich meist den dringlichen Aufgaben widmen, auch wenn am Ende weniger dabei herausspringt als bei einer weniger dringlichen Aufgabe. Die Autorin der Studie empfielt, unwichtige Aufgaben nicht mit einer Deadline zu versehen und dahingegen aus Projekten ohne Fristen Aufgaben mit machbaren Deadlines abzuleiten. Nun ja, wenn die unwichtigen Aufgaben keine Deadline haben, wer fordert sie dann warum ein?
Allerdings nutzt Felix Stein vom „On Lean and Agility“-Blog, die Studie, um Deadlines (im „agilen Kontext“) zu kritisieren:
Eine Weiterführung der Debatte um Push-Prinzip und Pull-Prinzip. Das Setzen von Deadlines ist eine der klarsten Formen von Push und wird im agilen Kontext daher nach Möglichkeit abgelehnt. Meng Zhu unterfüttert das mit wissenschaftlichen Erkenntnissen. Zeitdruck erzeugt falsche Prioritäten, senkt Produktivität, führt zu Defocussierung und zum Aufschieben wichtiger aber nicht zeitkritischer Aufgaben. Das Ganze nicht etwa im anekdotischen Einzelfall sondern im Durchschnitt einer statistisch validen Testgruppe. Das sollte eigentlich eine gute Grundlage sein um gegen „aktivierende“ und „fordernde“ Fristen zu argumentieren.
Push meint „jemand anderes legt dir die Aufgabe auf den Tisch“, Pull meint „Du holst Dir selbst die Aufgabe ab“. Nun ja, aber für welche Aufgabe entscheidet man sich, wenn man sich eine neue abholt? Haben die Aufgaben, die man sich abholen kann, keine Deadline?
Wichtigkeit wird in Dringlichkeit übersetzt, wie Frau Kaden schreibt:
Aufgaben werden „aus der Wichtigkeit geboren“. Je nachdem wie wichtig ein Ziel ist, definieren Sie Aufgaben zu seiner Erreichung unterschiedlich. Denn Aufgaben selbst hängt jedoch keine Wichtigkeit mehr an. Die ist vielmehr in Dringlichkeit übersetzt worden.