Obwohl ein absoluter Klassiker ist die Priorisierung nach Eisenhower immer noch sehr hilfreich. Aber was genau bedeuten die scheinbar einfachen Begriffe wie „wichtig“ oder „dringend“? Nur wer da Sicherheit hat, kann die Methode gewinnbringend anwenden.

Quelle: Was ist eigentlich wichtig? – Eisenhower Priorisierung I – Zeitgewinn Hamburg

Im „Zeitgewinn Hamburg“-Blog schreibt Andrea Kaden über die Wichtig-Dimension der Eisenhower-Matrix. Für sie haben Aufgaben keine Eigenschaft „Wichtigkeit“, sondern das jeweilige Ziel, dem die Aufgabe dient.

Wie wichtig ist nun ein Ziel? Ziele sind oft mit einem Wert verknüpft, meist einem finanziellem Wert, oder auch einem persönlichem Wert. Und Zielen ist eine (ungefähre) Frist zugeordnet.

Es gibt noch ein drittes Kriterium, das ich aber noch nicht ganz verstanden habe. Es geht um die Wahrscheinlichkeit, das Ziel nicht zu erreichen, über die Zeit. Die Wahrscheinlichkeit nimmt mit der Zeit zu, wenn wir passiv bleiben, also nichts tun. Ab wann beträgt diese Wahrscheinlichkeit mehr als 50% (die sog. „Stressphase“)? Andrea Kaden meint, ein Ziel sei (bei gleichem Wert und gleicher Frist) wichtiger als ein anderes, wenn es eine kürzere Phase der Misserfolgswahrscheinlichkeit über 50% hat. Sollte es nicht anders herum sein? Ich habe das noch nicht verstanden.

Bleibt also zunächst: Ein Ziel ist umso wichtiger, mit je größer der Wert ist, mit dem es verknüpft ist, und je kürzer die Frist zum Erfolg ist.

Wie genau lässt sich „Dringlichkeit“ für eine Aufgaben definieren, damit Sie sie in der Eisenhower Matrix einordnen können? Und wie genau stehen „dringend“ und „wichtig“ im Verhältnis zueinander? Nutzen Sie das Wissen um die Unterschiede, damit Eisenhower wirklich hilft.

Quelle: Zeitgewinn Hamburg | Was bedeutet „dringend“ in der Eisenhower Matrix?

Auf dem „Zeitgewinn Hamburg“-Blog hat Andrea Kaden einen interessanten Artikel über die „Dringlichkeit“ in der Eisenhower-Matrix („dringend vs. wichtig“) veröffentlicht. Sie meint:

Das ist für mich ein zentraler Punkt für das bessere Verständnis der Eisenhower-Matrix: Aufgaben sind nicht wichtig und dringend, sondern Wichtigkeit wird durch Dringlichkeit ausgedrückt. Aufgaben sind lediglich unterschiedlich dringend. Und das macht es auch erst möglich, wirklich einfach zu priorisieren.

und erklärt, jede Aufgabe sollte eine Deadline haben. Denn Aufgaben ohne Deadline werden in jedem Fall nach hinten geschoben, da sie niemand einfordert.

Was ist Dringlichkeit?

Dringlichkeit sei dann das Verhältnis der Restzeit bis zur Deadline und der Dauer, die ich für das Erledigen der Aufgabe brauche. Liegt die Deadline noch weit in der Zukunft im Verhältnis zur Dauer der Erledigung, ist die Aufgabe nicht dringend. Entspricht die Restzeit der Dauer zur Erledigung, muss man sofort anfangen, es ist also dringend. Ist die Restzeit kleiner als die Dauer, so ist man zu spät dran.

Aufwand, Dauer, Aufmerksamkeitsdichte

Die Dauer der Erledigung ist meist nicht gleich der Aufwand: eine Aufgabe von 8 Stunden Aufwand wird man nicht konzentriert in 8 Stunden erledigen, wahrscheinlich kommt was dazwischen (z. B. der Feierabend, ein langes unerwartetes Telefonat), real dauert es also z. B. 2 Tage. Frau Kaden nennt das durchschnittliche Verhältnis von Aufwand zu Dauer „Aufmerksamkeitsdichte“.

Nach obiger Formel kann man nun eine „Dringlichkeitsampel“ entwickeln, schlägt die Autorin vor:

Um die Dringlichkeit im Überblick zu behalten, schlage ich Ihnen eine Ampel vor:

  • Rot sind Aufgaben ab einem Dringlichkeitswert >= 1,0.
  • Gelb sind Aufgaben mit >= 0,5.
  • Grün sind Aufgaben mit < 0,5.

Interessante Idee

Ich finde die Idee interessant. Wenn man jetzt noch Aufgaben mit größerem Aufwand (z.B. größer als 8 oder 4 Stunden) zerlegt und mit „künstlichen“ Meilensteinen, also Deadlines, versieht, genügt eigentlich die Sortierung nach Deadline als Priorisierung!

Studie: Deadlines lenken ab

Ich lese gerade über eine Studie, die aufzeigt, dass Menschen sich meist den dringlichen Aufgaben widmen, auch wenn am Ende weniger dabei herausspringt als bei einer weniger dringlichen Aufgabe. Die Autorin der Studie empfielt, unwichtige Aufgaben nicht mit einer Deadline zu versehen und dahingegen aus Projekten ohne Fristen Aufgaben mit machbaren Deadlines abzuleiten. Nun ja, wenn die unwichtigen Aufgaben keine Deadline haben, wer fordert sie dann warum ein?

Allerdings nutzt Felix Stein vom „On Lean and Agility“-Blog, die Studie, um Deadlines (im „agilen Kontext“) zu kritisieren:

Eine Weiterführung der Debatte um Push-Prinzip und Pull-Prinzip. Das Setzen von Deadlines ist eine der klarsten Formen von Push und wird im agilen Kontext daher nach Möglichkeit abgelehnt. Meng Zhu unterfüttert das mit wissenschaftlichen Erkenntnissen. Zeitdruck erzeugt falsche Prioritäten, senkt Produktivität, führt zu Defocussierung und zum Aufschieben wichtiger aber nicht zeitkritischer Aufgaben. Das Ganze nicht etwa im anekdotischen Einzelfall sondern im Durchschnitt einer statistisch validen Testgruppe. Das sollte eigentlich eine gute Grundlage sein um gegen „aktivierende“ und „fordernde“ Fristen zu argumentieren.

Push meint „jemand anderes legt dir die Aufgabe auf den Tisch“, Pull meint „Du holst Dir selbst die Aufgabe ab“. Nun ja, aber für welche Aufgabe entscheidet man sich, wenn man sich eine neue abholt? Haben die Aufgaben, die man sich abholen kann, keine Deadline?

Wichtigkeit wird in Dringlichkeit übersetzt, wie Frau Kaden schreibt:

Aufgaben werden „aus der Wichtigkeit geboren“. Je nachdem wie wichtig ein Ziel ist, definieren Sie Aufgaben zu seiner Erreichung unterschiedlich. Denn Aufgaben selbst hängt jedoch keine Wichtigkeit mehr an. Die ist vielmehr in Dringlichkeit übersetzt worden.

„Inbox to Zero“ meint „(Email-)Posteingang leeren“, es soll also keine Mail mehr im Posteingang liegen. Ich mache das 1x die Woche mit meinen beruflichen Mails.

Wozu ist das gut?

In Emails stecken Aufgaben; das kann eine kurze Frage eines Kollegen sein, die man beantworten soll, oder auch der Auftrag des Chefs zu einem umfangreichen Projekt. Das regelmäßige Leeren des Posteingangs sorgt nun für 2 Dinge:

  1. Ich gehe durch alle Mails und stelle so sicher, dass keine Aufgabe vergessen wird und
  2. ich brauche nicht zu befürchten, eine Aufgabe in dem Haufen Emails übersehen zu haben, d.h. ich entlaste meinen Gehirn / Geist und habe eine Sorge weniger.

Wie geht das?

Im Grunde entscheide ich für jede Mail:

  1. Ist das wichtig oder kann das weg? Wenn Letzteres, dann löschen.
  2. Kann/Sollte das jemand anderes machen? Dann die Aufgabe delegieren.
  3. Benötigt die Bearbeitung der Mail nur ca. 2 Minuten, erledige ich es gleich.
  4. Es bleiben Aufgaben für mich, die länger als 2 Minuten dauern. Die kommen auf die Aufgabenliste.
  5. Ist es nur Information, bei der keine Aktion meinerseits erforderlich ist? Archivieren.

Ich habe das etwas vage aufgeschrieben, weil die konkrete Umsetzung vom persönlichen System abhängt. „Aufgabenliste“ kann zum Beispiel eine Papierliste, eine ToDo-App oder die Aufgabenliste in MS Outlook sein.

Fazit

Dies ist die Grundidee von „Inbox to Zero“. Es gibt etliche Artikel, die weiter ins Detail gehen. Man muss „Inbox to Zero“ auch nicht unbedingt jedesmal „vor dem Verlassen des Email-Programms“ durchführen, bei mir reicht einmal die Woche.

Also on / Auch auf:

Für mein geschäftliches E-Mail-Konto verwende ich seit Jahren folgende Filter-Regel:

Mails, in denen ich im „Cc“ stehe, werden direkt in einen Ordner „nachrichtlich“ verschoben

Wenn ich nur im Cc angeschrieben bin, dient mir die Mail lediglich zur Information. Bin ich direkt angeschrieben, handelt es sich meist um Anfragen oder Handlungsaufforderungen. Diese sind wichtiger und verbleiben im Posteingang. Mit dieser Regel bleibt der Posteingang spürbar übersichtlicher.

In Microsoft Outlook (2012) kann man die Regel wie folgt einstellen:

  1. „Regel erstellen“
  2. „Erweiterte Optionen“
  3. „1. Schritt“, auswählen: „die meinen Namen im „An“ Feld nicht enthält“
  4. „2. Schritt“, auswählen: „diese in den Ordner … verschieben“ und geeigneten Ordner“
  5. „Fertigstellen“.

Der Tipp geht zurück auf einen sehenswerten Vortrag von Scott Hanselmann „Information overload and Managing the flow“ (wiederentdeckt durch das Toolblog).

Analog habe ich weitere Regeln für Mails von Softwaresystemen, die ebenfalls nur zur Information sind und daher automatisch aus dem Posteingang in einen Ordner verschoben werden.

Zusätzlicher Tipp: wessen Arbeitsablauf nicht gerade von eingehenden E-Mails bestimmt wird (z.B. Support-Mitarbeiter), sollte das Benachrichtigungsymbol für neue E-Mails abschalten. Denn meistens unterbricht man beim Erscheinen des Symbols aus Neugierde die Arbeit um nachzusehen, was es für eine E-Mail ist.

Also on / Auch auf:

J.D. Meier stellt 10 Werkzeuge aus seinem Produktivitätsframework „Agile Results“ vor:

Ich versuche gerade, mir Punkt 2 zur Gewohnheit zu machen: „Monday Vision, daily wins, Friday reflections“, d.h.

  1. Am Montag drei Dinge zu identifizieren, auf die man am Ende der Woche stolz wäre
  2. Am Beginn eines jeden Tages drei Dinge aufschreiben, die man an diesem Tag umsetzen möchte
  3. freitags über die abgelaufene Wochen reflektieren und sich fragen „Was ist gut gelaufen? Was könnte besser werden?“
Also on / Auch auf: