„Inbox to Zero“ meint „(Email-)Posteingang leeren“, es soll also keine Mail mehr im Posteingang liegen. Ich mache das 1x die Woche mit meinen beruflichen Mails.

Wozu ist das gut?

In Emails stecken Aufgaben; das kann eine kurze Frage eines Kollegen sein, die man beantworten soll, oder auch der Auftrag des Chefs zu einem umfangreichen Projekt. Das regelmäßige Leeren des Posteingangs sorgt nun für 2 Dinge:

  1. Ich gehe durch alle Mails und stelle so sicher, dass keine Aufgabe vergessen wird und
  2. ich brauche nicht zu befürchten, eine Aufgabe in dem Haufen Emails übersehen zu haben, d.h. ich entlaste meinen Gehirn / Geist und habe eine Sorge weniger.

Wie geht das?

Im Grunde entscheide ich für jede Mail:

  1. Ist das wichtig oder kann das weg? Wenn Letzteres, dann löschen.
  2. Kann/Sollte das jemand anderes machen? Dann die Aufgabe delegieren.
  3. Benötigt die Bearbeitung der Mail nur ca. 2 Minuten, erledige ich es gleich.
  4. Es bleiben Aufgaben für mich, die länger als 2 Minuten dauern. Die kommen auf die Aufgabenliste.
  5. Ist es nur Information, bei der keine Aktion meinerseits erforderlich ist? Archivieren.

Ich habe das etwas vage aufgeschrieben, weil die konkrete Umsetzung vom persönlichen System abhängt. „Aufgabenliste“ kann zum Beispiel eine Papierliste, eine ToDo-App oder die Aufgabenliste in MS Outlook sein.

Fazit

Dies ist die Grundidee von „Inbox to Zero“. Es gibt etliche Artikel, die weiter ins Detail gehen. Man muss „Inbox to Zero“ auch nicht unbedingt jedesmal „vor dem Verlassen des Email-Programms“ durchführen, bei mir reicht einmal die Woche.

Also on / Auch auf:

J.D. Meier stellt 10 Werkzeuge aus seinem Produktivitätsframework „Agile Results“ vor:

Ich versuche gerade, mir Punkt 2 zur Gewohnheit zu machen: „Monday Vision, daily wins, Friday reflections“, d.h.

  1. Am Montag drei Dinge zu identifizieren, auf die man am Ende der Woche stolz wäre
  2. Am Beginn eines jeden Tages drei Dinge aufschreiben, die man an diesem Tag umsetzen möchte
  3. freitags über die abgelaufene Wochen reflektieren und sich fragen „Was ist gut gelaufen? Was könnte besser werden?“
Also on / Auch auf:

There is a great interview with David Allen about his new 2015 edition of the „Getting things done“ book. David says „I rewrote the whole book although the basic methodology did not really change at all but more how it is framed [… plus extra chapters]“.

Here is a kind of a timeline with some notes:

00:00 Intro
02:00 How this methodology came to be & how he decided to write the book?
05:00 Overview of GTD and how it has changed in last 15 years
07:08 The "strategic value of 'clear space'"
08:48 Creativity and limitations
09:38 How has GTD changed in last 15 years with new technology, connectivity etc.
        changed vocabular: 
        collect -> capture, 
        process -> clarify, 
        review  -> reflect, 
        do -> engage; 
        new book is more positioned as "this is a life style, a life long thing"
        not really about "getting things done" but more about 
        "creating your optimal 'being-present state'"
13:25 GTD helps making intentional choice of "what to do"
        "paying attention to what has your attention" - why does this
        have your attention & how to get it of your mind; 
        new chapter about cognitive research that supports GTD
16:17 Is there anything you changed your mind about?
        "No".
18:07 Squeezing more workflow in a day
20:20 why did you move to Amsterdam
        "Amsterdam is the San Fransisco of Europe"
23:20 One piece of advice for people that feel overwhelmed
       "externalize everything out of your head, keep nothing in your head"

I think I will get the new edition and refresh my GTD knowledge.

Books that are mentioned in the interview:

Getting things done – Erfinder David Allen wurde kürzlich von Merlin Mann interviewt. Die vierte von insgesamt 8 Folgen dreht sich um GTD im Team. Hier eine Zusammenfassung.

David setzt hier auf das Vorbild.

Das Beispiel. Ein CEO nutzt GTD. Er trackt alle Verpflichtungen ihm gegenüber, alle Dinge über die er mit seinen Leuten reden will. Jeder weiß, dass er alles trackt, fragen ihn, „wie machst du das“ und er verweist auf GTD.

Letztendlich sei es egal, wie die Leute es machen, Hauptsache, alle Verpflichtungen werden erfüllt.

Wenn Hans Peter einen Zettel geben kann und sich sicher sein kann, dass Peter diesen innerhalb von 24 Stunden verarbeitet, dann können sie ganz andere Dinge angehen, weil sie Vertrauen in das System haben.
Eine Verbesserung durch GTD „färbt“ auf Umgebung ab

Probleme werden in höheren Positionen eher größer, weil dort nicht mehr so klar ist, was zu tun ist.

Schließlich zeigt David zwei unterschiedliche Sichtweisen:

  • Leute, die auf 0 Fuß organisiert sind, aber keine Ahnung von der 30.000 Fuß Ebene haben,
  • Leute, die auf 30.000 Fuß organisiert sind, aber unorganisiert sind auf 0 Fuß.

Getting things done – Erfinder David Allen wurde kürzlich von Merlin Mann interviewt. Die dritte von insgesamt 8 Folgen dreht sich um die Irgendwann / Vielleicht -Liste. Hier eine Zusammenfassung.

Merlin stellt fest, dass er drei verschiedene Nutzungsarten für die Irgendwann / Vielleicht -Liste bei den Leuten beobachtet hat:

  1. als Ramschhaufen oder Dachboden,
  2. als „Parkplatz“ für Träume und zukünftiges, für die der Betreffende keine Verpflichtungen eingegangen ist,
  3. als Mittel zur adhoc Projektplanung.

und fragt – welches ist denn „richtig“.

David sagt – jedes, solange es konsequent angewendet wird. Bei GTD sind klare Abgrenzungen nötig.

Unterstützendes Projektmaterial sollte nicht im weg sein beim Durchführen einer Aktion (ich will nur das sehen, was ich brauche).

David sagt, alles bearbeiten und durchsuchen kann ein großes Problem sein. Persönliches Beispiel: David hat ca. 100 mind maps auf seinem Computer, die er alle 2-3 wochen durchsehen muss. Sie seien ein „Rattennest“. Dabei ist die Projektliste führend, sie dient auch als Erinnerung.

Schließlich: GTD sei holistisch und 100% GTD seien soviel mehr als 95%.

Getting things done – Erfinder David Allen wurde kürzlich von Merlin Mann interviewt. Die zweite von insgesamt 8 Folgen dreht sich um das Thema GTD-Lecks (engl. leaks) „abzudichten. Hier eine Zusammenfassung.

David stellt fest: wer sich gut fühlt mit seinem System, braucht nichts zu ändern, wer nicht, der muss was ändern.

David meint, man muss GTD in seiner Gesamtheit machen, oder es ganz sein lassen.

Man solle nicht bei den alltäglichen Dingen halt machen, die Sachen auf 30.000 Fuß gehören genauso zu GTD.
Schließlich Davids Mantra: Es geht darum „Was hat Deine Aufmerksamkeit?“ Dazu muss man seine „Gehirnkämmerlein ausfegen“ und ein die Dinge „verarbeiten“.

Alles in allem eine der weniger ergiebigen Folgen.

Getting things done – Erfinder David Allen wurde kürzlich von Merlin Mann interviewt. Die erste von insgesamt 8 Folgen dreht sich um das Thema Aufschieberits (engl. procastination). Hier eine Zusammenfassung.

David definiert zunächst: Bei Aufschieberits wissen die Leute, was getan werden muss, sie tun es aber nicht. Später fügt er hinzu: und sie fühlen sich schlecht dabei.
David stellt fest, das oft entweder das Ergebnis der aufgeschobenen Aufgabe nicht mehr bedeutsam genug ist, oder das wir uns nicht wohl genug fühlen, die Aufgabe erfolgreich anzugehen.

Oft genug sei die nächste Aktion nicht bekannt, und da muss man sie bestimmen. Häufig ist dann ein kleines „Forschungsprojekt“ nötig, um erstmal Optionen aufzuzeigen (z.B. „Lebensversicherung abschliessen“ – „ermittle die verbreitetsten Formen von Lebensversicherungen“ etc.) und „das Eis zu brechen“.

Merlin bringt dazu das Buch „The Now habit“ ins Spiel – dort werden „Nächste Aktionen“ als Sicherheitsnetz beschrieben zusammen mit der „Erlaubnis“ Fehler zu machen, nicht perfekt zu sein.

Als undichte Stellen im GTD-System eines Aufschieberitis-Geplagten kann David erkennen:

  • den „Sammeln“-Teil: sich zuviele Gedanken machen (müssen), was alles noch im System fehlt oder
  • den „Verarbeiten“-Teil: sich zuviele Gedanken machen (müssen), was alles noch nicht eingearbeitet ist.

Als kleinen Tipp verrät David, das man beim Aufschieben auch sehr konstruktive Dinge machen kann und dies dann wenigstens einen positiven Effekt hat. Dies sind die sog. Vermeidungsaktionen (z.B. Wohnung aufräumen).
Als Fazit zitiert David aus „The War of Art„: „Du wirst das am ehesten vermeiden, was dir am meisten am Herzen liegt.“ Da gibt es keinen Trick, meint er, man muss einfach loslegen.